Préparer un entretien professionnel

Préparer un entretien professionnel est un exercice nécessaire d’une entreprise. Si l’entretien professionnel obligatoire revêt un caractère de solennité, il faut tout de même savoir que les entreprises sont libres d’utiliser un modèle d’entretien professionnel selon leur choix, leurs techniques d’approche, du type d’organisation ou de la façon dont elle gère ses ressources humaines. Une fois préparées, les organisations sont tout aussi libres quant à la méthode qu’elles vont utiliser pour réaliser ces entretiens. Pour de meilleurs résultats tant pour l’employeur que pour le salarié, il est tout de même recommandé de s’y préparer.

Comment préparer un entretien professionnel, cas du manager ?

Il est tout d’abord important que le manager fasse une stricte différence entre l’entretien d’embauche et l’entretien professionnel. Il doit ensuite connaître les dispositions prévues en matière de formation en général et de formation professionnelle en particulier devant meubler tout le parcours professionnel d’un salarié. Il est important que l’employeur se prescrive comme attitude l’écoute de son collaborateur, en le laissant s’exprimer sur les différents aspects des questions.

C’est de ces explications que donnera ce dernier que dépendront les solutions qui seront envisagées. L’entreprise doit ensuite pouvoir combiner avec les objectifs individuels du collaborateur et ses besoins professionnels en vue d’accompagner le salarié dans son profil de carrière et de trouver un équilibre avec la performance de l‘entreprise.

Le représentant de l’organisation en charge de conduire un tel entretien doit être au fait des choix de la direction dans le sens du développement des compétences. C’est compte tenu de cela qu’il pourra évaluer la faisabilité des projets des collaborateurs et se positionner davantage comme un bon manager.

Un entretien individuel gage d’espoir pour le salarié

Le salarié est soumis à une série d’entretiens professionnels dans l’organisation qui l’emploie, il peut s’agir d’un entretien annuel d’évaluation, mais l’entretien professionnel est celui qui requiert une préparation plus minutieuse. Il doit tout d’abord profondément réfléchir sur son projet professionnel et envisager les actions de formation pouvant lui permettre de les atteindre.

Pour une meilleure réparation, il est souvent recommandé de remettre au collaborateur un questionnaire environ deux jours avant, afin de lui donner le temps de bien réfléchir et d’organiser les éléments qu’il aura apportés pour l’appréciation de son employeur. Pendant l’entretien, il pourra ainsi aborder les questions de certifications obtenues depuis le précédent entretien et de même ainsi en avant son DIF.

Dans le cas où il n’aurait reçu aucune de ces actions, il doit savoir que la loi lui confère l’avantage de bénéficier d’un crédit de 100 heures dans son CPF, au détriment de son employeur. C’est donc un bilan de sa vie professionnelle dans l’organisation qu’il devra évoquer avec son employeur, en se projetant ensuite vers ses souhaits d’évolution et ses motivations. Une telle étape marque le début des différentes phases de construction de son projet professionnel. Cet échange qui a lieu tous les deux ans n’enlève en rien la nécessité de l’entretien annuel obligatoire qui est d’ailleurs un repère qui est pris en compte dans la construction de l’entretien professionnel.

La différence entre entretien professionnel et entretien annuel

Les entretiens annuels font partie des pratiques courantes dans les entreprises, pendant lesquelles, les salariés se voient mener des entretiens individuels pour clarifier leurs missions. C’est aussi l’occasion pour l’employeur d’avoir des retours professionnels de performance des salariés et d’envisager grâce à ce bilan, des perspectives pour l’année à venir. Depuis 2003, avec l’accord National Interprofessionnel (ANI), l’employeur doit désormais proposer au moins tous les deux ans aux salariés un entretien professionnel. Lumière sur ces rendez-vous professionnels nécessaires.

Entretien professionnel et entretien annuel : Deux principes différents

L’entretien annuel d’évaluation est mené sur tous les salariés ayant passé un entretien d’embauche. C’est un rendez-vous auquel sont conviés ceux-ci chaque année. Pour l’entreprise, c’est l’occasion de clarifier la situation de chaque collaborateur, de les motiver et de préparer les évolutions en termes de promotion et d’augmentation salariale. Le salarié quant à lui a l’occasion de savoir ce que l’entreprise attend de lui, d’entendre l’avis l’appréciation de son supérieur et d’envisager les moyens pour améliorer son rendement. Ce type d’entretien est focalisé sur les objectifs à court terme (1 an).

L’entretien professionnel obligatoire par contre a lieu tous les deux ans, pour des salariés ayant au moins deux années d’expérience dans l’entreprise. Lors de cet entretien, le salarié met en avant ses objectifs individuels en évoquant son projet professionnel en conformité avec les besoins de l’entreprise. Au regard des compétences et des qualifications du salarié, l’employeur peut activer le dispositif formations. Les objectifs de ce type d’entretien sont généralement axés sur le long terme.

Comment préparer les deux entretiens et les mener ?

Préparer ces entretiens est indispensable, afin qu’ils soient plus riches et plus précis, pour une meilleure exploitation. Même si ces deux entretiens sont menés dans une même organisation, il est conseillé de ne pas les tenir au même moment, car leur objectif est différent. En effet, pour un entretien annuel, le salarié doit bien définir son travail, les résultats obtenus, afin de les présenter pendant l’entretien, tandis que pour un entretien professionnel, il mettra plus l’accent sur le volet formation et sur ses besoins en adéquation avec les besoins de l’entreprise.

Le manager quant à lui également aura une approche différente en fonction du type d’entretien. Pour ceux qui tiennent à le mener au même moment, ils devront avoir une première partie qui sera consacrée à l’emploi, aux résultats et à la performance du salarié et une autre consacrée à ses attentes professionnelles et notamment ses besoins en formations professionnelles, mais dans le respect chacun de sa périodicité.

L’état des lieux tous les six ans qui passe en revue les entretiens professionnels pour vérifier l’état de progression du salarié, de ses formations, certification, VAE, DIF, peut éventuellement s’inspirer aussi des entretiens annuels obligatoires. La somme de ces bilans permettra notamment de mieux justifier un éventuel correctif à apporter au CPF du salarié en cas de non-respect d’un certain nombre de dispositifs d’évolution professionnel de ce dernier. Une mesure qui peut d’ailleurs ouvrir également la voie à des pénalités financières.

 

 

Comment réussir un entretien annuel ?

C’est généralement vers la fin d’année que les salariés sont souvent confrontés aux entretiens annuels. Quelle est leur pertinence ? Comment préparer un entretien de ce type ? Avant tout, il convient de savoir comment sont gérées de telles initiatives au sein de l’entreprise : de connaître la période, de savoir où on peut trouver les documents de préparation, de compte rendu, faire le tour des mécanismes d’augmentations salariales, à savoir si elles sont corrélées ou si elles sont l’objet d’un entretien distinct à une période différente. Trois principales étapes sont généralement respectées.

La préparation de l’entretien et sa valorisation

L’entretien annuel d’évaluation est un moment privilégié pendant lequel le salarié a le temps et l’opportunité d’échanger librement avec son employeur sur tous les aspects de sa vie professionnelle dans l’entreprise. Pour réussir d’entrée de jeu cet entretien individuel, il doit consacrer au moins 1h 30 à sa préparation, pendant laquelle il doit :

  • Faire une liste de ses réalisations et des difficultés rencontrées le long de l’année écoulée : c’est un processus dont il est conseillé de commencer en début d’année et d’actualiser au fur et à mesure.
  • Faire un bilan factuel de l’année écoulée : ce reporting des dates, données chiffrées et autres données importantes des réalisations et résultats obtenus démontreront votre efficacité. Il valorisera votre travail et plaidera éventuellement pour une augmentation ou une promotion.

La Franchise et l’objectivité au-delà des objectifs individuels

L’entretien annuel obligatoire est un processus qui doit être pris au sérieux, car c’est une opportunité qui ne se présente qu’une fois l’an, il est recommandé de rester calme et professionnel, quelle que soit la tournure des évènements. Pour préserver ce climat d’échange, il faut :

  • Rester objectif : il est nécessaire d’avoir une bonne connaissance du climat et de l’environnement de l’entreprise. Un échange plus juste peut alors s’en dégager, qui produira un résultat remarquable et un sens du professionnalisme.
  • Oser : loin de l’idée de plaire au manager, il est recommandé d’être franc sur ses attentes, espérances salariales, formation, promotion. L’attention du manager sera ainsi attirée sur les conséquences du non-respect des dispositions sur le CPF du salarié les pénalités encourues.

Être à l’écoute et faire des propositions constructives

Parce qu’ils permettent d’actualiser les données de l’entretien d’embauche pour l’avenir, l’employeur et le salarié doivent :

  • Rester à l’écoute : le manager donne une appréciation individuelle et une vision d’ensemble que le salarié doit bien écouter et les analyser dans le sens de l’amélioration pour l’année à venir. Hors mi si le manager perd son objectivité, cette attitude d’écoute permet d’installer un climat social plus favorable et professionnel.
  • Faire des propositions : autant qu’un entretien professionnel, cet entretien est participatif, que ce soit lors des critiques ou lors des recommandations. Il faut ainsi savoir s’expliquer, justifier le besoin d’une formation professionnelle, d’évoquer son DIF ou de proposer des solutions tout en s’engageant à œuvrer pour les réaliser. Au sortir d’un tel entretien, les objectifs arrêtés doivent émaner des contributions constructives entre le manager et son collaborateur.

Entretien professionnel : entretiens individuels obligatoires

L’entretien professionnel obligatoire est un entretien individuel qui doit être organisé pour tous les salariés, tous les deux ans au moins. C’est le lieu d’un échange avec le salarié pour entrevoir les perspectives d’évolution professionnelle en ce qui concerne l’emploi et les qualifications. L’entretien professionnel est à l’initiative de l’employeur, pour mieux prévoir notamment les besoins en termes de formation et à partir de cet entretien seront mise en place des actions pour des compétences repérées.

Le but de l’entretien professionnel

En général, l’entretien professionnel est une obligation de l’employeur d’actualiser la situation de ses ressources humaines. Plus spécifiquement, il veille à l’employabilité de chaque salarié, passe également en revue les aptitudes professionnelles du salarié, ses objectifs personnels, ses besoins en formation, son projet de carrière…

À ce titre, il permet au salarié d’identifier ses perspectives d’évolution professionnelle, à travers notamment l’identification des formations professionnelles qui pourraient lui permettre d’y arriver. C’est enfin le moyen de mieux procéder à une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences et de faciliter le schéma de formation.

Qui pour préparer un entretien ?

Il convient de savoir que l’entretien professionnel est à l’initiative de l’employeur et à destination de ses collaborateurs et ceux tous les deux ans au moins. Ces deux parties doivent impérativement savoir comment préparer un entretien de ce type, car les résultats escomptés en dépendent fortement. Plus spécifiquement, sont soumis à un entretien professionnel les salariés ayant à l’origine passé le cap d’un entretien d’embauche, à savoir :

  • Les employés à temps partiel
  • À temps plein
  • Ceux de retour d’un congé (maternité, parental d’éducation ou réductive d’activité, soutien familial, d’adoption, sabbatique)
  • Ceux de retour d’une période de mobilité volontaire sécurisée, d’un arrêt maladie ayant occasionné une longue durée d’absence, ou d’un mandat syndical.

Modèle d’entretien professionnel et implications

L’entretien professionnel se fait en fonction de la situation de chaque salarié. Si la loi n’a pas déterminé à quel moment de son retour l’entretient doit être conduit, il est tout au moins clair qu’il sera orienté vers les conditions liées à sa reprise, ses besoins en formation, ses objectifs professionnels…en cas d’un retour d’absence prolongée. Pour le cas d’un senior, cela permettra d’adapter ses aptitudes actuelles, ses perspectives de carrière et la suite à réserver à son statut d’employé (cumul d’emploi/retraite…).

À la différence d’un entretien annuel obligatoire, cet entretien abordera les thèmes tels que le poste de travail, les compétences et difficultés rencontrées du salarié, son désir de changement ou d’évolution, les formations et certifications reçues, y compris les DIF, le projet professionnel ou la poursuite des formations, question d’établir un bilan.

Tous les six mois ensuite, l’entretien professionnel présente un état des lieux, accumulant ainsi les entretiens annuels et les autres entretiens professionnels du salarié pour établir ainsi un bilan de compétences ou de VAE de ses six dernières années. C’est aussi l’occasion de vérifier si les processus d’évaluations, d’évolution ou de promotion et de formations ont été respectés conformément à la loi auquel cas, l’entreprise se fera infliger une amende financière et devra créditer 100 heures supplémentaires au CPF du salarié.

Guide d’utilisation et support de l’entretien professionnel

L’entretien professionnel est la rencontre entre un employeur et son collaborateur sur des sujets concernant les perspectives d’évolution des activités de l’entreprise, en rapport avec les objectifs individuels du salarié. Il fait également ressortir l’adéquation entre qualification et emploi afin de permettre au salarié d’établir son projet professionnel et éventuellement d’opter pour une mobilité interne ou externe.

Les caractéristiques de l’entretien professionnel obligatoire

L’entretien professionnel doit obligatoirement avoir lieu tous les deux ans. Il est différent de l’entretien d’embauche qui se fait lors du recrutement du salarié et de l’entretien annuel d’évaluation qui a pour but de réaliser le bilan de la performance du salarié.  Au terme de cet entretien, le manager a une meilleure appréciation sur les qualifications, les besoins en formation, les compétences, l’évolution et la situation professionnelle du salarié. Cet entretien sera également présenté au salarié de retour d’un congé, quel qu’il soit, d’une période de mobilité, d’un mandat syndical ou d’un arrêt longue maladie. Cet entretien individuel doit se présenter sous forme d’un document spécifique et doit être programmé pendant le temps du travail. Ainsi, il sera plus utile et plus efficace, d’où la nécessité de savoir comment préparer un entretien professionnel et éventuellement d’en détenir un guide.

Comment préparer un entretien professionnel ?

Il n’y a pas de méthode particulière pour conduire un entretien professionnel, mais il convient toutefois de bien l’organiser et le préparer pour qu’il soit efficace. À ce sujet, un bon modèle d’entretien professionnel doit en effet prendre en compte : la prise d’un rendez-vous, avec une marge de temps suffisante pour le déroulement, la collecte des informations sur le statut du salarié, ses compétences, les différentes observations par rapport à son emploi, ses formations, son DIF ou éventuellement son CPF. Il faudra après transmettre au collaborateur une série de documents pour qu’il puisse également préparer son entretien. Il pourra ainsi fournir des éléments sur sa formation professionnelle et certification, sur sa progression salariale et professionnelle et même se projeter sur l’avenir.

De la conduite d’un entretien professionnel dépendent les résultats qui suivront

L’entreprise peut déléguer pour cela un salarié des ressources humaines, un maître d’apprentissage, un supérieur hiérarchique, un tuteur… Pour que le guide d’entretien professionnel soit bien mené, les entreprises se doivent de former le personnel susceptible de le conduire. Une formation qui sera notamment basée sur la distinction entre « entretien professionnel » et « entretien annuel d’évaluation », les objectifs et contenus de l’entretien professionnel, les dispositifs de formation et d’orientation en vigueur, pouvant permettre au salarié de s’y appuyer pour développer ses compétences. L’employeur et son salarié peuvent pendant ce moment faire l’état de la situation et des activités, aborder le point sur les formations, d’autres actions à mener et les moyens de les mettre en œuvre. C’est aussi le moyen de revenir sur les entretiens annuels qui peuvent constituer des sources d’informations sur lesquelles se baser pour déterminer les actions futures. Ils pourront enfin rappeler les informations et modalités de la formation professionnelle en relation avec les priorités de l’entreprise tout comme avec celles du salarié. Un examen final du support sera mené pour une meilleure visibilité des actions souhaitées ou envisagées.

 

Les clés de l’entretien professionnel

L’entretien professionnel est un entretien individuel entre un employeur et son salarié pour faire le point des besoins de ce dernier et d’entrevoir ses perspectives de progression professionnelle. C’est aussi l’occasion d’envisager un projet sur les besoins en formation. Il permet de prendre en compte les aspirations d’un collaborateur et d’étudier ses perspectives d’évolutions professionnelles. Les clés de l’entretien professionnel résident donc dans les bénéfices qu’il apporte tant à l’employeur qu’au salarié, le respect de la législation et la perspective qu’il ouvre pour l’avenir.

L’entretien professionnel : Une aubaine pour le salarié et l’employeur

Au même titre qu’un entretien d’embauche, l’entretien professionnel obligatoire doit être mené pour chaque salarié. Depuis le 7 mars 2014, les entreprises se doivent de se conformer à cette exigence.  C’est une occasion pour chaque salarié de voir ses aspirations revues et pour l’employeur d’améliorer sa performance et sa productivité. D’une part, le salarié se sent écouté, reconnu, il apprend davantage sur l’entreprise, il a l’occasion d’exprimer ses souhaits de parler de son projet professionnel et de clarifier son positionnement.

D’autre part, l’entreprise y trouve le moyen de faire le lien entre ses objectifs stratégiques et ses projets, avec les objectifs individuels du salarié, elle a un meilleur regard sur les actions individuelles et collectives. C’est en outre un moyen pour elle de se conformer à la législation, d’anticiper sur des situations à risque, optimiser le rapport emploi ressources, de promouvoir l’image de l’entreprise et l’amélioration de la vie au travail, tout en permettant une réflexion objective sur les ressources humaines.

Une législation de l’entretien professionnel qui ne laisse aucun doute

Le cadre légal de l’entretien professionnel l’ouvre à tous les salariés, sans distinction aucune (contrat d’apprentissage, aidé, de professionnalisation, CDD, CDI). Les anciens et nouveaux collaborateurs doivent être informés dès leur embauche de l’existence de cet entretien et de sa périodicité. Il ne s’agit pas d’un entretien annuel d’évaluation, mais bien d’un entretien professionnel qui se déroule tous les deux ans. Il doit également être proposé aux salariés de retour d’une période d’absence ou de congé, même si la loi ne précise pas sur quel timing l’entretien doit être fait après le retour. Si l’entretien professionnel remplace certains entretiens, il ne remplace pas cependant l’entretien d’évaluation qui ne disparaît pas.

Avant la période de 6 ans, l’entreprise doit s’assurer que le salarié a suivi au moins une formation, qu’il a acquise des éléments de certification du type DIF par la formation ou la validation des acquis de l’expérience. Dans le cas de non-respect de la soumission des salariés à un entretien professionnel, les entreprises de plus de 50 salariés s’exposent à des pénalités. Au bout de 6 ans notamment, si deux des trois critères d’employabilité ne sont pas respectés, elles seront contraintes de procéder à un abonnement correctif de 100 heures supplémentaires au CPF du salarié permanent et 130 heures s’il est à temps partiel pendant la période du l’entretien. Des pénalités financières sont également prévues, notamment avec un versement à l’OPCA d’un montant de 30 euros par salarié et par heure.