La différence entre entretien professionnel et entretien annuel

Les entretiens annuels font partie des pratiques courantes dans les entreprises, pendant lesquelles, les salariés se voient mener des entretiens individuels pour clarifier leurs missions. C’est aussi l’occasion pour l’employeur d’avoir des retours professionnels de performance des salariés et d’envisager grâce à ce bilan, des perspectives pour l’année à venir. Depuis 2003, avec l’accord National Interprofessionnel (ANI), l’employeur doit désormais proposer au moins tous les deux ans aux salariés un entretien professionnel. Lumière sur ces rendez-vous professionnels nécessaires.

Entretien professionnel et entretien annuel : Deux principes différents

L’entretien annuel d’évaluation est mené sur tous les salariés ayant passé un entretien d’embauche. C’est un rendez-vous auquel sont conviés ceux-ci chaque année. Pour l’entreprise, c’est l’occasion de clarifier la situation de chaque collaborateur, de les motiver et de préparer les évolutions en termes de promotion et d’augmentation salariale. Le salarié quant à lui a l’occasion de savoir ce que l’entreprise attend de lui, d’entendre l’avis l’appréciation de son supérieur et d’envisager les moyens pour améliorer son rendement. Ce type d’entretien est focalisé sur les objectifs à court terme (1 an).

L’entretien professionnel obligatoire par contre a lieu tous les deux ans, pour des salariés ayant au moins deux années d’expérience dans l’entreprise. Lors de cet entretien, le salarié met en avant ses objectifs individuels en évoquant son projet professionnel en conformité avec les besoins de l’entreprise. Au regard des compétences et des qualifications du salarié, l’employeur peut activer le dispositif formations. Les objectifs de ce type d’entretien sont généralement axés sur le long terme.

Comment préparer les deux entretiens et les mener ?

Préparer ces entretiens est indispensable, afin qu’ils soient plus riches et plus précis, pour une meilleure exploitation. Même si ces deux entretiens sont menés dans une même organisation, il est conseillé de ne pas les tenir au même moment, car leur objectif est différent. En effet, pour un entretien annuel, le salarié doit bien définir son travail, les résultats obtenus, afin de les présenter pendant l’entretien, tandis que pour un entretien professionnel, il mettra plus l’accent sur le volet formation et sur ses besoins en adéquation avec les besoins de l’entreprise.

Le manager quant à lui également aura une approche différente en fonction du type d’entretien. Pour ceux qui tiennent à le mener au même moment, ils devront avoir une première partie qui sera consacrée à l’emploi, aux résultats et à la performance du salarié et une autre consacrée à ses attentes professionnelles et notamment ses besoins en formations professionnelles, mais dans le respect chacun de sa périodicité.

L’état des lieux tous les six ans qui passe en revue les entretiens professionnels pour vérifier l’état de progression du salarié, de ses formations, certification, VAE, DIF, peut éventuellement s’inspirer aussi des entretiens annuels obligatoires. La somme de ces bilans permettra notamment de mieux justifier un éventuel correctif à apporter au CPF du salarié en cas de non-respect d’un certain nombre de dispositifs d’évolution professionnel de ce dernier. Une mesure qui peut d’ailleurs ouvrir également la voie à des pénalités financières.

 

 

Comment réussir un entretien annuel ?

C’est généralement vers la fin d’année que les salariés sont souvent confrontés aux entretiens annuels. Quelle est leur pertinence ? Comment préparer un entretien de ce type ? Avant tout, il convient de savoir comment sont gérées de telles initiatives au sein de l’entreprise : de connaître la période, de savoir où on peut trouver les documents de préparation, de compte rendu, faire le tour des mécanismes d’augmentations salariales, à savoir si elles sont corrélées ou si elles sont l’objet d’un entretien distinct à une période différente. Trois principales étapes sont généralement respectées.

La préparation de l’entretien et sa valorisation

L’entretien annuel d’évaluation est un moment privilégié pendant lequel le salarié a le temps et l’opportunité d’échanger librement avec son employeur sur tous les aspects de sa vie professionnelle dans l’entreprise. Pour réussir d’entrée de jeu cet entretien individuel, il doit consacrer au moins 1h 30 à sa préparation, pendant laquelle il doit :

  • Faire une liste de ses réalisations et des difficultés rencontrées le long de l’année écoulée : c’est un processus dont il est conseillé de commencer en début d’année et d’actualiser au fur et à mesure.
  • Faire un bilan factuel de l’année écoulée : ce reporting des dates, données chiffrées et autres données importantes des réalisations et résultats obtenus démontreront votre efficacité. Il valorisera votre travail et plaidera éventuellement pour une augmentation ou une promotion.

La Franchise et l’objectivité au-delà des objectifs individuels

L’entretien annuel obligatoire est un processus qui doit être pris au sérieux, car c’est une opportunité qui ne se présente qu’une fois l’an, il est recommandé de rester calme et professionnel, quelle que soit la tournure des évènements. Pour préserver ce climat d’échange, il faut :

  • Rester objectif : il est nécessaire d’avoir une bonne connaissance du climat et de l’environnement de l’entreprise. Un échange plus juste peut alors s’en dégager, qui produira un résultat remarquable et un sens du professionnalisme.
  • Oser : loin de l’idée de plaire au manager, il est recommandé d’être franc sur ses attentes, espérances salariales, formation, promotion. L’attention du manager sera ainsi attirée sur les conséquences du non-respect des dispositions sur le CPF du salarié les pénalités encourues.

Être à l’écoute et faire des propositions constructives

Parce qu’ils permettent d’actualiser les données de l’entretien d’embauche pour l’avenir, l’employeur et le salarié doivent :

  • Rester à l’écoute : le manager donne une appréciation individuelle et une vision d’ensemble que le salarié doit bien écouter et les analyser dans le sens de l’amélioration pour l’année à venir. Hors mi si le manager perd son objectivité, cette attitude d’écoute permet d’installer un climat social plus favorable et professionnel.
  • Faire des propositions : autant qu’un entretien professionnel, cet entretien est participatif, que ce soit lors des critiques ou lors des recommandations. Il faut ainsi savoir s’expliquer, justifier le besoin d’une formation professionnelle, d’évoquer son DIF ou de proposer des solutions tout en s’engageant à œuvrer pour les réaliser. Au sortir d’un tel entretien, les objectifs arrêtés doivent émaner des contributions constructives entre le manager et son collaborateur.

Entretien professionnel : entretiens individuels obligatoires

L’entretien professionnel obligatoire est un entretien individuel qui doit être organisé pour tous les salariés, tous les deux ans au moins. C’est le lieu d’un échange avec le salarié pour entrevoir les perspectives d’évolution professionnelle en ce qui concerne l’emploi et les qualifications. L’entretien professionnel est à l’initiative de l’employeur, pour mieux prévoir notamment les besoins en termes de formation et à partir de cet entretien seront mise en place des actions pour des compétences repérées.

Le but de l’entretien professionnel

En général, l’entretien professionnel est une obligation de l’employeur d’actualiser la situation de ses ressources humaines. Plus spécifiquement, il veille à l’employabilité de chaque salarié, passe également en revue les aptitudes professionnelles du salarié, ses objectifs personnels, ses besoins en formation, son projet de carrière…

À ce titre, il permet au salarié d’identifier ses perspectives d’évolution professionnelle, à travers notamment l’identification des formations professionnelles qui pourraient lui permettre d’y arriver. C’est enfin le moyen de mieux procéder à une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences et de faciliter le schéma de formation.

Qui pour préparer un entretien ?

Il convient de savoir que l’entretien professionnel est à l’initiative de l’employeur et à destination de ses collaborateurs et ceux tous les deux ans au moins. Ces deux parties doivent impérativement savoir comment préparer un entretien de ce type, car les résultats escomptés en dépendent fortement. Plus spécifiquement, sont soumis à un entretien professionnel les salariés ayant à l’origine passé le cap d’un entretien d’embauche, à savoir :

  • Les employés à temps partiel
  • À temps plein
  • Ceux de retour d’un congé (maternité, parental d’éducation ou réductive d’activité, soutien familial, d’adoption, sabbatique)
  • Ceux de retour d’une période de mobilité volontaire sécurisée, d’un arrêt maladie ayant occasionné une longue durée d’absence, ou d’un mandat syndical.

Modèle d’entretien professionnel et implications

L’entretien professionnel se fait en fonction de la situation de chaque salarié. Si la loi n’a pas déterminé à quel moment de son retour l’entretient doit être conduit, il est tout au moins clair qu’il sera orienté vers les conditions liées à sa reprise, ses besoins en formation, ses objectifs professionnels…en cas d’un retour d’absence prolongée. Pour le cas d’un senior, cela permettra d’adapter ses aptitudes actuelles, ses perspectives de carrière et la suite à réserver à son statut d’employé (cumul d’emploi/retraite…).

À la différence d’un entretien annuel obligatoire, cet entretien abordera les thèmes tels que le poste de travail, les compétences et difficultés rencontrées du salarié, son désir de changement ou d’évolution, les formations et certifications reçues, y compris les DIF, le projet professionnel ou la poursuite des formations, question d’établir un bilan.

Tous les six mois ensuite, l’entretien professionnel présente un état des lieux, accumulant ainsi les entretiens annuels et les autres entretiens professionnels du salarié pour établir ainsi un bilan de compétences ou de VAE de ses six dernières années. C’est aussi l’occasion de vérifier si les processus d’évaluations, d’évolution ou de promotion et de formations ont été respectés conformément à la loi auquel cas, l’entreprise se fera infliger une amende financière et devra créditer 100 heures supplémentaires au CPF du salarié.