Préparer un entretien professionnel

Préparer un entretien professionnel est un exercice nécessaire d’une entreprise. Si l’entretien professionnel obligatoire revêt un caractère de solennité, il faut tout de même savoir que les entreprises sont libres d’utiliser un modèle d’entretien professionnel selon leur choix, leurs techniques d’approche, du type d’organisation ou de la façon dont elle gère ses ressources humaines. Une fois préparées, les organisations sont tout aussi libres quant à la méthode qu’elles vont utiliser pour réaliser ces entretiens. Pour de meilleurs résultats tant pour l’employeur que pour le salarié, il est tout de même recommandé de s’y préparer.

Comment préparer un entretien professionnel, cas du manager ?

Il est tout d’abord important que le manager fasse une stricte différence entre l’entretien d’embauche et l’entretien professionnel. Il doit ensuite connaître les dispositions prévues en matière de formation en général et de formation professionnelle en particulier devant meubler tout le parcours professionnel d’un salarié. Il est important que l’employeur se prescrive comme attitude l’écoute de son collaborateur, en le laissant s’exprimer sur les différents aspects des questions.

C’est de ces explications que donnera ce dernier que dépendront les solutions qui seront envisagées. L’entreprise doit ensuite pouvoir combiner avec les objectifs individuels du collaborateur et ses besoins professionnels en vue d’accompagner le salarié dans son profil de carrière et de trouver un équilibre avec la performance de l‘entreprise.

Le représentant de l’organisation en charge de conduire un tel entretien doit être au fait des choix de la direction dans le sens du développement des compétences. C’est compte tenu de cela qu’il pourra évaluer la faisabilité des projets des collaborateurs et se positionner davantage comme un bon manager.

Un entretien individuel gage d’espoir pour le salarié

Le salarié est soumis à une série d’entretiens professionnels dans l’organisation qui l’emploie, il peut s’agir d’un entretien annuel d’évaluation, mais l’entretien professionnel est celui qui requiert une préparation plus minutieuse. Il doit tout d’abord profondément réfléchir sur son projet professionnel et envisager les actions de formation pouvant lui permettre de les atteindre.

Pour une meilleure réparation, il est souvent recommandé de remettre au collaborateur un questionnaire environ deux jours avant, afin de lui donner le temps de bien réfléchir et d’organiser les éléments qu’il aura apportés pour l’appréciation de son employeur. Pendant l’entretien, il pourra ainsi aborder les questions de certifications obtenues depuis le précédent entretien et de même ainsi en avant son DIF.

Dans le cas où il n’aurait reçu aucune de ces actions, il doit savoir que la loi lui confère l’avantage de bénéficier d’un crédit de 100 heures dans son CPF, au détriment de son employeur. C’est donc un bilan de sa vie professionnelle dans l’organisation qu’il devra évoquer avec son employeur, en se projetant ensuite vers ses souhaits d’évolution et ses motivations. Une telle étape marque le début des différentes phases de construction de son projet professionnel. Cet échange qui a lieu tous les deux ans n’enlève en rien la nécessité de l’entretien annuel obligatoire qui est d’ailleurs un repère qui est pris en compte dans la construction de l’entretien professionnel.

Comment réussir un entretien annuel ?

C’est généralement vers la fin d’année que les salariés sont souvent confrontés aux entretiens annuels. Quelle est leur pertinence ? Comment préparer un entretien de ce type ? Avant tout, il convient de savoir comment sont gérées de telles initiatives au sein de l’entreprise : de connaître la période, de savoir où on peut trouver les documents de préparation, de compte rendu, faire le tour des mécanismes d’augmentations salariales, à savoir si elles sont corrélées ou si elles sont l’objet d’un entretien distinct à une période différente. Trois principales étapes sont généralement respectées.

La préparation de l’entretien et sa valorisation

L’entretien annuel d’évaluation est un moment privilégié pendant lequel le salarié a le temps et l’opportunité d’échanger librement avec son employeur sur tous les aspects de sa vie professionnelle dans l’entreprise. Pour réussir d’entrée de jeu cet entretien individuel, il doit consacrer au moins 1h 30 à sa préparation, pendant laquelle il doit :

  • Faire une liste de ses réalisations et des difficultés rencontrées le long de l’année écoulée : c’est un processus dont il est conseillé de commencer en début d’année et d’actualiser au fur et à mesure.
  • Faire un bilan factuel de l’année écoulée : ce reporting des dates, données chiffrées et autres données importantes des réalisations et résultats obtenus démontreront votre efficacité. Il valorisera votre travail et plaidera éventuellement pour une augmentation ou une promotion.

La Franchise et l’objectivité au-delà des objectifs individuels

L’entretien annuel obligatoire est un processus qui doit être pris au sérieux, car c’est une opportunité qui ne se présente qu’une fois l’an, il est recommandé de rester calme et professionnel, quelle que soit la tournure des évènements. Pour préserver ce climat d’échange, il faut :

  • Rester objectif : il est nécessaire d’avoir une bonne connaissance du climat et de l’environnement de l’entreprise. Un échange plus juste peut alors s’en dégager, qui produira un résultat remarquable et un sens du professionnalisme.
  • Oser : loin de l’idée de plaire au manager, il est recommandé d’être franc sur ses attentes, espérances salariales, formation, promotion. L’attention du manager sera ainsi attirée sur les conséquences du non-respect des dispositions sur le CPF du salarié les pénalités encourues.

Être à l’écoute et faire des propositions constructives

Parce qu’ils permettent d’actualiser les données de l’entretien d’embauche pour l’avenir, l’employeur et le salarié doivent :

  • Rester à l’écoute : le manager donne une appréciation individuelle et une vision d’ensemble que le salarié doit bien écouter et les analyser dans le sens de l’amélioration pour l’année à venir. Hors mi si le manager perd son objectivité, cette attitude d’écoute permet d’installer un climat social plus favorable et professionnel.
  • Faire des propositions : autant qu’un entretien professionnel, cet entretien est participatif, que ce soit lors des critiques ou lors des recommandations. Il faut ainsi savoir s’expliquer, justifier le besoin d’une formation professionnelle, d’évoquer son DIF ou de proposer des solutions tout en s’engageant à œuvrer pour les réaliser. Au sortir d’un tel entretien, les objectifs arrêtés doivent émaner des contributions constructives entre le manager et son collaborateur.

L’entretien professionnel au service de l’engagement des collaborateurs

L’entretien professionnel est un outil important qui régit l’engagement des collaborateurs dans divers domaines de l’entreprise dans lesquelles ils exercent. Elle est également une pièce maîtresse dans le dispositif de la formation professionnelle. À l’exception de l’entretien d’évaluation, les autres entretiens existant au sein de l’entreprise peuvent être substitués par l’entretien professionnel, y compris l’entretien d’embauche qui présente pourtant un caractère particulier.

Les contours de l’entretien professionnel dans une entreprise

Les différents entretiens professionnels qui existent donnent l’occasion aux salariés d’analyser tous les contours de leur engagement dans l’entreprise, leurs objectifs individuels et d’évoquer les perspectives d’évolution de leur profil de carrière en termes de compétence et d’emploi. L’entretien professionnel obligatoire doit être conduit tous les deux ans à l’attention des collaborateurs. Il se déroule généralement sous forme d’un entretien individuel au cours duquel le salarié passe revu tous les aspects de son parcours professionnel dans l’entreprise.

Tous les six mois ensuite, il sera organisé au sein de l’entreprise un état des lieux pour savoir si le salarié a reçu au moins une action de formation, s’il a acquis des éléments de certification du genre à travers la formation en termes de DIF ou au travers d’une validation des Acquis de son Expérience (VAE). Il sera enfin question lors de cette évaluation savoir si pendant cette période le salarié a bénéficié d’une évolution au niveau de son salaire ou à celui de son parcours professionnel.  Lorsque le salarié ne bénéficie ni de l’entretien à six mois, ni de deux critères évoqués plus haut, cela doit être compensé par un « abondement correctif » à hauteur de 100 heures sur son CPF (Compte Personnel de Formation).

Le modèle d’entretien professionnel d’entreprise présente d’importants avantages

À la différence d’un entretien annuel trop court pour la cause, l’entretien professionnel donne suffisamment de marge pour retenir des talents et mettre en place des mesures appropriées. Elles vont essentiellement consisté à augmenter l’engagement des salariés, et entretien peut donner lieu à l’installation d’un environnement de travail plus flexible, avec les possibilités d’évolutions de carrières verticales ou horizontales. Le manager dans ce type d’entretien retrouve sa position centre au sein du dispositif de repérage et de gestions des compétences utiles à l’entreprise. En dissociant les entretiens professionnels et d’évaluation, le législateur a tenu à garder le manager dans son rôle primordial de coach et de développeur des compétences professionnelles des collaborateurs et plus seulement sur leurs compétences. Cet entretien n’exclut pas cependant un entretien annuel d’évaluation qui permettra d’encadrer et de réorienter le collaborateur au besoin. Avec la pratique et la régularité, il devient aisé pour les collaborateurs de savoir comment préparer un entretien. C’est donc un exercice qui devient plaisant et où le collaborateur y voit également un moyen d’évolution de son profil de carrière et de son développement personnel. C’est en définitive toutes les composantes de l’entreprise qui y trouvent leur compte, permettant une meilleure fluidité du travail, le respect des tâches et rôles de chacun, l’utilisation plus judicieuse des compétences conformément aux emplois.

Guide d’utilisation et support de l’entretien professionnel

L’entretien professionnel est la rencontre entre un employeur et son collaborateur sur des sujets concernant les perspectives d’évolution des activités de l’entreprise, en rapport avec les objectifs individuels du salarié. Il fait également ressortir l’adéquation entre qualification et emploi afin de permettre au salarié d’établir son projet professionnel et éventuellement d’opter pour une mobilité interne ou externe.

Les caractéristiques de l’entretien professionnel obligatoire

L’entretien professionnel doit obligatoirement avoir lieu tous les deux ans. Il est différent de l’entretien d’embauche qui se fait lors du recrutement du salarié et de l’entretien annuel d’évaluation qui a pour but de réaliser le bilan de la performance du salarié.  Au terme de cet entretien, le manager a une meilleure appréciation sur les qualifications, les besoins en formation, les compétences, l’évolution et la situation professionnelle du salarié. Cet entretien sera également présenté au salarié de retour d’un congé, quel qu’il soit, d’une période de mobilité, d’un mandat syndical ou d’un arrêt longue maladie. Cet entretien individuel doit se présenter sous forme d’un document spécifique et doit être programmé pendant le temps du travail. Ainsi, il sera plus utile et plus efficace, d’où la nécessité de savoir comment préparer un entretien professionnel et éventuellement d’en détenir un guide.

Comment préparer un entretien professionnel ?

Il n’y a pas de méthode particulière pour conduire un entretien professionnel, mais il convient toutefois de bien l’organiser et le préparer pour qu’il soit efficace. À ce sujet, un bon modèle d’entretien professionnel doit en effet prendre en compte : la prise d’un rendez-vous, avec une marge de temps suffisante pour le déroulement, la collecte des informations sur le statut du salarié, ses compétences, les différentes observations par rapport à son emploi, ses formations, son DIF ou éventuellement son CPF. Il faudra après transmettre au collaborateur une série de documents pour qu’il puisse également préparer son entretien. Il pourra ainsi fournir des éléments sur sa formation professionnelle et certification, sur sa progression salariale et professionnelle et même se projeter sur l’avenir.

De la conduite d’un entretien professionnel dépendent les résultats qui suivront

L’entreprise peut déléguer pour cela un salarié des ressources humaines, un maître d’apprentissage, un supérieur hiérarchique, un tuteur… Pour que le guide d’entretien professionnel soit bien mené, les entreprises se doivent de former le personnel susceptible de le conduire. Une formation qui sera notamment basée sur la distinction entre « entretien professionnel » et « entretien annuel d’évaluation », les objectifs et contenus de l’entretien professionnel, les dispositifs de formation et d’orientation en vigueur, pouvant permettre au salarié de s’y appuyer pour développer ses compétences. L’employeur et son salarié peuvent pendant ce moment faire l’état de la situation et des activités, aborder le point sur les formations, d’autres actions à mener et les moyens de les mettre en œuvre. C’est aussi le moyen de revenir sur les entretiens annuels qui peuvent constituer des sources d’informations sur lesquelles se baser pour déterminer les actions futures. Ils pourront enfin rappeler les informations et modalités de la formation professionnelle en relation avec les priorités de l’entreprise tout comme avec celles du salarié. Un examen final du support sera mené pour une meilleure visibilité des actions souhaitées ou envisagées.

 

Les clés de l’entretien professionnel

L’entretien professionnel est un entretien individuel entre un employeur et son salarié pour faire le point des besoins de ce dernier et d’entrevoir ses perspectives de progression professionnelle. C’est aussi l’occasion d’envisager un projet sur les besoins en formation. Il permet de prendre en compte les aspirations d’un collaborateur et d’étudier ses perspectives d’évolutions professionnelles. Les clés de l’entretien professionnel résident donc dans les bénéfices qu’il apporte tant à l’employeur qu’au salarié, le respect de la législation et la perspective qu’il ouvre pour l’avenir.

L’entretien professionnel : Une aubaine pour le salarié et l’employeur

Au même titre qu’un entretien d’embauche, l’entretien professionnel obligatoire doit être mené pour chaque salarié. Depuis le 7 mars 2014, les entreprises se doivent de se conformer à cette exigence.  C’est une occasion pour chaque salarié de voir ses aspirations revues et pour l’employeur d’améliorer sa performance et sa productivité. D’une part, le salarié se sent écouté, reconnu, il apprend davantage sur l’entreprise, il a l’occasion d’exprimer ses souhaits de parler de son projet professionnel et de clarifier son positionnement.

D’autre part, l’entreprise y trouve le moyen de faire le lien entre ses objectifs stratégiques et ses projets, avec les objectifs individuels du salarié, elle a un meilleur regard sur les actions individuelles et collectives. C’est en outre un moyen pour elle de se conformer à la législation, d’anticiper sur des situations à risque, optimiser le rapport emploi ressources, de promouvoir l’image de l’entreprise et l’amélioration de la vie au travail, tout en permettant une réflexion objective sur les ressources humaines.

Une législation de l’entretien professionnel qui ne laisse aucun doute

Le cadre légal de l’entretien professionnel l’ouvre à tous les salariés, sans distinction aucune (contrat d’apprentissage, aidé, de professionnalisation, CDD, CDI). Les anciens et nouveaux collaborateurs doivent être informés dès leur embauche de l’existence de cet entretien et de sa périodicité. Il ne s’agit pas d’un entretien annuel d’évaluation, mais bien d’un entretien professionnel qui se déroule tous les deux ans. Il doit également être proposé aux salariés de retour d’une période d’absence ou de congé, même si la loi ne précise pas sur quel timing l’entretien doit être fait après le retour. Si l’entretien professionnel remplace certains entretiens, il ne remplace pas cependant l’entretien d’évaluation qui ne disparaît pas.

Avant la période de 6 ans, l’entreprise doit s’assurer que le salarié a suivi au moins une formation, qu’il a acquise des éléments de certification du type DIF par la formation ou la validation des acquis de l’expérience. Dans le cas de non-respect de la soumission des salariés à un entretien professionnel, les entreprises de plus de 50 salariés s’exposent à des pénalités. Au bout de 6 ans notamment, si deux des trois critères d’employabilité ne sont pas respectés, elles seront contraintes de procéder à un abonnement correctif de 100 heures supplémentaires au CPF du salarié permanent et 130 heures s’il est à temps partiel pendant la période du l’entretien. Des pénalités financières sont également prévues, notamment avec un versement à l’OPCA d’un montant de 30 euros par salarié et par heure.

Les entretiens professionnels et la gestion des objectifs individuels

Les entretiens professionnels ont également pour but de gérer les objectifs individuels des collaborateurs, un point important dans la motivation et dans l’évolution de ceux-ci. Pour l’entreprise, cela permet également de vérifier l’adéquation compétence-emploi et de mettre ainsi le collaborateur qu’il faut à la place qu’il faut. Pour préparer un entretien de ce type, il est important de garder à l’esprit uniquement la corrélation qui pourrait exister entre ces deux domaines.

Comment préparer un entretien professionnel pour la gestion des objectifs individuels ?

Il faut dans un premier temps recueillir le feedback auprès des collaborateurs. Cela consiste à mener une enquête auprès de ceux-ci afin de savoir comment chacun apprécie la gestion l’entreprise. Il est par ailleurs important d’utiliser les outils d’évaluation permettant de mesurer tant la performance individuelle que la réalisation des objectifs. Il est enfin tout aussi possible de mieux orienter l’entretien professionnel obligatoire vers les objectifs individuels à travers les revues ponctuelles ou périodiques du type validation de PV, entretiens annuels, revue disciplinaire…

L’autre modèle d’entretien professionnel tourné vers les objectifs individuels concerne l’évaluation de la réalisation des projets ou des missions. Cette méthode consiste à la mise sur pied des indicateurs et d’un tableau de bord à tous les niveaux de l’entreprise pour obtenir un pilotage proactif des activités dans le but du progrès. En outre, il faut exploiter les rapports des réunions d’ajustement des objectifs de l’organisation en rapport avec les compétences et la productivité des collaborateurs.

Les bénéfices de l’entretien professionnel et des objectifs poursuivis

Cet entretien individuel permet d’améliorer le rendement des salariés. Grâce à l’alignement des activités des salariés sur la stratégie organisationnelle et le contrôle de la performance, mais aussi en exploitant les revues de période d’essai, d’entretiens annuels, d’entretiens disciplinaires, d’entretien d’embauche… Dans la gestion de l’entretien, on y retrouve également un feedback social rendu par les membres de l’équipe, les tiers, les nouveaux salariés ; et les appréciations données par les évaluations traditionnelles. L’entretien professionnel obligatoire présente aussi l’avantage de développer les objectifs opérationnels à travers des objectifs plus clairs et transparents et des outils plus adaptés mieux guider les salariés et le manager.

Le salarié y trouve un moyen y trouve un moyen du développement personnel, car il peut bénéficier de formations professionnelles, y compris au titre de DIF. Autant cela facilitera son rendement dans l’entreprise, autant cela lui ouvrira un boulevard pour une promotion salariale ou professionnelle. L’entretien annuel obligatoire est l’un des éléments sur lesquels peut s’appuyer l’entretien professionnel qui lui se déroule tous les deux ans, pour collecter quelques informations permettant de mieux anticiper sur les objectifs individuels. Enfin, cet entretien permet de récompenser les collaborateurs, car au terme de celui-ci, ils peuvent bénéficier de versements exceptionnels et autres bonifications discrétionnaires de la rémunération. Dans le cas où ces critères n’étaient pas respectés, le salarié se trouve toujours protégé grâce aux points qu’il gagnera dans son CPF.