Comment réussir un entretien annuel ?

C’est généralement vers la fin d’année que les salariés sont souvent confrontés aux entretiens annuels. Quelle est leur pertinence ? Comment préparer un entretien de ce type ? Avant tout, il convient de savoir comment sont gérées de telles initiatives au sein de l’entreprise : de connaître la période, de savoir où on peut trouver les documents de préparation, de compte rendu, faire le tour des mécanismes d’augmentations salariales, à savoir si elles sont corrélées ou si elles sont l’objet d’un entretien distinct à une période différente. Trois principales étapes sont généralement respectées.

La préparation de l’entretien et sa valorisation

L’entretien annuel d’évaluation est un moment privilégié pendant lequel le salarié a le temps et l’opportunité d’échanger librement avec son employeur sur tous les aspects de sa vie professionnelle dans l’entreprise. Pour réussir d’entrée de jeu cet entretien individuel, il doit consacrer au moins 1h 30 à sa préparation, pendant laquelle il doit :

  • Faire une liste de ses réalisations et des difficultés rencontrées le long de l’année écoulée : c’est un processus dont il est conseillé de commencer en début d’année et d’actualiser au fur et à mesure.
  • Faire un bilan factuel de l’année écoulée : ce reporting des dates, données chiffrées et autres données importantes des réalisations et résultats obtenus démontreront votre efficacité. Il valorisera votre travail et plaidera éventuellement pour une augmentation ou une promotion.

La Franchise et l’objectivité au-delà des objectifs individuels

L’entretien annuel obligatoire est un processus qui doit être pris au sérieux, car c’est une opportunité qui ne se présente qu’une fois l’an, il est recommandé de rester calme et professionnel, quelle que soit la tournure des évènements. Pour préserver ce climat d’échange, il faut :

  • Rester objectif : il est nécessaire d’avoir une bonne connaissance du climat et de l’environnement de l’entreprise. Un échange plus juste peut alors s’en dégager, qui produira un résultat remarquable et un sens du professionnalisme.
  • Oser : loin de l’idée de plaire au manager, il est recommandé d’être franc sur ses attentes, espérances salariales, formation, promotion. L’attention du manager sera ainsi attirée sur les conséquences du non-respect des dispositions sur le CPF du salarié les pénalités encourues.

Être à l’écoute et faire des propositions constructives

Parce qu’ils permettent d’actualiser les données de l’entretien d’embauche pour l’avenir, l’employeur et le salarié doivent :

  • Rester à l’écoute : le manager donne une appréciation individuelle et une vision d’ensemble que le salarié doit bien écouter et les analyser dans le sens de l’amélioration pour l’année à venir. Hors mi si le manager perd son objectivité, cette attitude d’écoute permet d’installer un climat social plus favorable et professionnel.
  • Faire des propositions : autant qu’un entretien professionnel, cet entretien est participatif, que ce soit lors des critiques ou lors des recommandations. Il faut ainsi savoir s’expliquer, justifier le besoin d’une formation professionnelle, d’évoquer son DIF ou de proposer des solutions tout en s’engageant à œuvrer pour les réaliser. Au sortir d’un tel entretien, les objectifs arrêtés doivent émaner des contributions constructives entre le manager et son collaborateur.

Entretien professionnel : entretiens individuels obligatoires

L’entretien professionnel obligatoire est un entretien individuel qui doit être organisé pour tous les salariés, tous les deux ans au moins. C’est le lieu d’un échange avec le salarié pour entrevoir les perspectives d’évolution professionnelle en ce qui concerne l’emploi et les qualifications. L’entretien professionnel est à l’initiative de l’employeur, pour mieux prévoir notamment les besoins en termes de formation et à partir de cet entretien seront mise en place des actions pour des compétences repérées.

Le but de l’entretien professionnel

En général, l’entretien professionnel est une obligation de l’employeur d’actualiser la situation de ses ressources humaines. Plus spécifiquement, il veille à l’employabilité de chaque salarié, passe également en revue les aptitudes professionnelles du salarié, ses objectifs personnels, ses besoins en formation, son projet de carrière…

À ce titre, il permet au salarié d’identifier ses perspectives d’évolution professionnelle, à travers notamment l’identification des formations professionnelles qui pourraient lui permettre d’y arriver. C’est enfin le moyen de mieux procéder à une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences et de faciliter le schéma de formation.

Qui pour préparer un entretien ?

Il convient de savoir que l’entretien professionnel est à l’initiative de l’employeur et à destination de ses collaborateurs et ceux tous les deux ans au moins. Ces deux parties doivent impérativement savoir comment préparer un entretien de ce type, car les résultats escomptés en dépendent fortement. Plus spécifiquement, sont soumis à un entretien professionnel les salariés ayant à l’origine passé le cap d’un entretien d’embauche, à savoir :

  • Les employés à temps partiel
  • À temps plein
  • Ceux de retour d’un congé (maternité, parental d’éducation ou réductive d’activité, soutien familial, d’adoption, sabbatique)
  • Ceux de retour d’une période de mobilité volontaire sécurisée, d’un arrêt maladie ayant occasionné une longue durée d’absence, ou d’un mandat syndical.

Modèle d’entretien professionnel et implications

L’entretien professionnel se fait en fonction de la situation de chaque salarié. Si la loi n’a pas déterminé à quel moment de son retour l’entretient doit être conduit, il est tout au moins clair qu’il sera orienté vers les conditions liées à sa reprise, ses besoins en formation, ses objectifs professionnels…en cas d’un retour d’absence prolongée. Pour le cas d’un senior, cela permettra d’adapter ses aptitudes actuelles, ses perspectives de carrière et la suite à réserver à son statut d’employé (cumul d’emploi/retraite…).

À la différence d’un entretien annuel obligatoire, cet entretien abordera les thèmes tels que le poste de travail, les compétences et difficultés rencontrées du salarié, son désir de changement ou d’évolution, les formations et certifications reçues, y compris les DIF, le projet professionnel ou la poursuite des formations, question d’établir un bilan.

Tous les six mois ensuite, l’entretien professionnel présente un état des lieux, accumulant ainsi les entretiens annuels et les autres entretiens professionnels du salarié pour établir ainsi un bilan de compétences ou de VAE de ses six dernières années. C’est aussi l’occasion de vérifier si les processus d’évaluations, d’évolution ou de promotion et de formations ont été respectés conformément à la loi auquel cas, l’entreprise se fera infliger une amende financière et devra créditer 100 heures supplémentaires au CPF du salarié.

Les entretiens professionnels et la gestion des objectifs individuels

Les entretiens professionnels ont également pour but de gérer les objectifs individuels des collaborateurs, un point important dans la motivation et dans l’évolution de ceux-ci. Pour l’entreprise, cela permet également de vérifier l’adéquation compétence-emploi et de mettre ainsi le collaborateur qu’il faut à la place qu’il faut. Pour préparer un entretien de ce type, il est important de garder à l’esprit uniquement la corrélation qui pourrait exister entre ces deux domaines.

Comment préparer un entretien professionnel pour la gestion des objectifs individuels ?

Il faut dans un premier temps recueillir le feedback auprès des collaborateurs. Cela consiste à mener une enquête auprès de ceux-ci afin de savoir comment chacun apprécie la gestion l’entreprise. Il est par ailleurs important d’utiliser les outils d’évaluation permettant de mesurer tant la performance individuelle que la réalisation des objectifs. Il est enfin tout aussi possible de mieux orienter l’entretien professionnel obligatoire vers les objectifs individuels à travers les revues ponctuelles ou périodiques du type validation de PV, entretiens annuels, revue disciplinaire…

L’autre modèle d’entretien professionnel tourné vers les objectifs individuels concerne l’évaluation de la réalisation des projets ou des missions. Cette méthode consiste à la mise sur pied des indicateurs et d’un tableau de bord à tous les niveaux de l’entreprise pour obtenir un pilotage proactif des activités dans le but du progrès. En outre, il faut exploiter les rapports des réunions d’ajustement des objectifs de l’organisation en rapport avec les compétences et la productivité des collaborateurs.

Les bénéfices de l’entretien professionnel et des objectifs poursuivis

Cet entretien individuel permet d’améliorer le rendement des salariés. Grâce à l’alignement des activités des salariés sur la stratégie organisationnelle et le contrôle de la performance, mais aussi en exploitant les revues de période d’essai, d’entretiens annuels, d’entretiens disciplinaires, d’entretien d’embauche… Dans la gestion de l’entretien, on y retrouve également un feedback social rendu par les membres de l’équipe, les tiers, les nouveaux salariés ; et les appréciations données par les évaluations traditionnelles. L’entretien professionnel obligatoire présente aussi l’avantage de développer les objectifs opérationnels à travers des objectifs plus clairs et transparents et des outils plus adaptés mieux guider les salariés et le manager.

Le salarié y trouve un moyen y trouve un moyen du développement personnel, car il peut bénéficier de formations professionnelles, y compris au titre de DIF. Autant cela facilitera son rendement dans l’entreprise, autant cela lui ouvrira un boulevard pour une promotion salariale ou professionnelle. L’entretien annuel obligatoire est l’un des éléments sur lesquels peut s’appuyer l’entretien professionnel qui lui se déroule tous les deux ans, pour collecter quelques informations permettant de mieux anticiper sur les objectifs individuels. Enfin, cet entretien permet de récompenser les collaborateurs, car au terme de celui-ci, ils peuvent bénéficier de versements exceptionnels et autres bonifications discrétionnaires de la rémunération. Dans le cas où ces critères n’étaient pas respectés, le salarié se trouve toujours protégé grâce aux points qu’il gagnera dans son CPF.